A. Definisi Basis Data

• Basis :
  • Markas / gudang / tempat berkumpul
• Data : 
  • Representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, dll) , barang, hewan, dsb, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
• Basis Data :
  • Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah, yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
  • Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Yang paling ditonjolkan dalam basis data adalah : pengaturan, pemilahan, pengelompokan dan pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnya.

B. Data dan Informasi 

Data :

Representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, dll) , barang, hewan, dsb, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Informasi :

Adalah data yang telah diorganisasikan kedalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staff ataupun orang lain dalam suatu organisasi, yang digunakan untuk mengambil keputusan.

C. Hirarki Data

Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record) dan berkas (file)

• Elemen Data (Field/atribut/item/kolom/medan)

Adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna.

Contoh : nama pegawai, NIM, dll

• Rekaman (Record/tuple/baris)

Gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait

Contoh : nama,alamat,kota dan tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah record/rekaman pegawai yg bersangkutan

• Berkas (tabel/file/relasi)

Himpunan seluruh rekaman(record) yang bertipe sama membentuk sebuah berkas (file/tabel). Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu subjek.

D. Tipe File

1. File Induk (Master File)
1. file induk acuan (reference master file) : file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya file daftar gaji, file mata pelajaran.
2. file induk dinamik (dynamic master file): file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya file induk data barang, yang setiap saat harus di up-date bila terjadi transaksi.
2. File Transaksi (Transaction File)
   • File ini bisa disebut file input; digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Misalnya file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan. 
3. File Laporan (Report File)
   • File ini bisa disebut output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. 
4. File Sejarah (History File)
   • File ini bisa disebut file arsip (archival file), merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
5. File Pelindung (Backup File)
   • File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di dalam database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file database yang aktif mengalami kerusakan atau hilang.

E. Sejarah Kemunculan Basis Data

Menurut sejarah, sistem pemrosesan basisdata terbentuk setelah masa sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan berkas.

Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk pemrosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang disimpan pada rak-rak berkas.

Sistem pemrosesan berkas sekelompok rekaman (record) disimpan pada sejumlah berkas secara terpisah, dengan menggunakan komputer.

Sistem pemrosesan berkas memiliki kekurangan dalam hal :

• Kemubajiran data (duplikasi data)
• Keterbatasan berbagi data
• Ketidak konsistenan dan kurangnya integritas
• Ketidak luwesan

Sistem basis data muncul untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas.

F. Operasi Dasar Basis Data

Di dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat menempatkan beberapa basis data. Dalam sebuah basisdata, kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan.

Setiap basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik.

Misal : basis data kepegawaian , basis data akademik, dll.

Karena itu, operasi dasar terhadap basis data meliputi :

• Pembuatan basis data baru (create database)
• Penghapusan basis data (drop database)
• Pembuatan file/tabel dari suatu basis data (create table)
• Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table)
• Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/tabel (insert)
• Pengambilan data dari sebuah file/tabel (search)
• Pengubahan data dari sebuah file/tabel (update)
• Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete)

G. Objektivitas Basis Data

Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) ,yaitu:

• Kecepatan dan kemudahan (Speed)
• Efisiensi ruang penyimpanan (space)
• Keakuratan (accuracy)
• Ketersediaan (availability)
• Kelengkapan (completeness)
• Keamanan (security)
• Kebersamaan pemakaian (sharability)

H. Penerapan Basis Data

Bidang-bidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data, antara lain:

• Kepegawaian
• Pergudangan (inventory)
• Akuntansi
• Reservasi
• Dll

Organisasi/perusahaan yang sudah umum memanfaatkan basis data, antara lain :

• Perbankan
• Asuransi
• Rumah Sakit
• Telekomunikasi
• Dll .